Orice profesionist organizat are o lista cu sarcini zilnice, necesare pentru buna desfasurare a activitatii sale. Dental Office Managerul nu face exceptie si, pentru a constientiza importanta acestui post in orice clinica dentara, va prezentam in continuare 10 sarcini zilnice, obligatorii pentru orice DOM.

1.Organizeaza o scurta intalnire cu echipa, dimineata. Este important ca la inceputul fiecarei zile sa se reuneasca echipa timp de 10-15 minute si sa discute despre sarcinile urgente, noutati, fluxul de lucru din cabinet, provocari ale zilei.

2. Examineaza programarile și dosarele pacientilor din ziua respectiva. Verifica ce pacienti sunt asteptati la cabinet si pregateste in scris cateva puncte pe care sa le discute cu ei: planuri de tratament, noi servicii, gradul de satisfactie, prezentarea clinicii in cazul pacientilor noi.

3. Incurajeaza echipa sa isi sporeasca productivitatea. Pe langa atributiile de management, DOM-ul are si rol de lider. El trebuie sa motiveze membrii echipei si sa se asigure ca lucreaza la capacitate maxima.

4. Are grija sa nu para grabit sau stresat cand discuta cu pacientii. Oricate griji ar avea, DOM-ul trebuie sa fie prezent pentru pacient si deschis intrebarilor lui. O persoana ingrijorata si stresata are mai putine sanse sa convinga un pacient reticent sa accepte un plan de tratament, decat un DOM amabil, pozitiv, zambitor.

5. Intreaba colegii care colecteaza datorii, ce isi propun pentru ziua respectiva si ii verifica la finalul orelor de lucru. Este important ca in fiecare zi sa existe si sa fie verificati indicatorii de colectare a creantelor, chiar daca este o activitate delicata pe care unii colegi au tendinta sa o evite.

6. Discuta cu colegii din Front Desk si afla cati pacienti noi sunt programati a doua zi si in saptamana care urmeaza. Numarul de pacienti noi este o dovada a faptului ca eforturile echipei din clinica sunt vizibile si apreciate. De aceea, DOM-ul trebuie sa fie pregatit sa ii intampine si, daca este cazul, sa le pregateasca solutii financiare.

7. Cand are perioade in care nu este ocupat cu angajatii sau cu pacientii, rezvolva sarcini legate de proceduri, verifica incasarile, registrul de casa si rapoartele de gestiune. Nu este cea mai creativa activitate, dar este vitala pentru a evita posibile situatii neplacute.

8. Isi calculeaza timpul, astfel incat sa vorbeasca individual cu fiecare coleg cel putin o data pe saptamana, sa ii identifice nevoile, nemultumirile sau asteptarile si sa ii ofere feedback privind activitatea pe care o desfaoara in clinica. Pe agenda fiecarei zile vor fi intalniri cu unul sau doi colegi, in functie de numarul de angajati ai clinicii.

9. Raspunde e-mail-urilor si corespondentei. Este important ca DOM-ul sa fie un exemplu in privinta timpului de raspuns la mesaje si a promptitudinii in rezolvarea situatiilor neprevazute.

10. De cate ori este intrebat despre aspecte care sunt prevazute in procedurile clinicii, indruma angajatii catre documentele interne existente. Desi Dental Office Managerul cunoaste procedurile interne si le prezinta angajatilor noi, timpul lui este limitat. Atunci cand colegii solicita verbal detalii incluse in documente pe care le-au primit la angajare, este indicat sa le recomande sa gaseasca singuri raspunsul si sa revina daca au neclaritati.

Acestea sunt doar cateva dintre sarcinile zilnice, de baza, ale unui Dental Office Manager. Lor li se adauga activitati specifice de marketing, management financiar, resurse umane si strategie de business. Daca vrei sa consulti un model de Fisa Postului pentru Dental Office Manager, iti oferim unul AICI! Este un volum mare de informatii si de munca, insa o persoana determinata, care beneficiaza si de instruirea potrivita, le poate realiza cu succes. Scoala Dental Office Managers formeaza, anual, 100 de astfel de manageri, pentru cele mai bune clinici dentare din tara.