În calitate de lider educațional în management dentar, rolul Asociației Dental Office Managers (ADOM) este să ghideze antreprenorii în stomatologie către cele mai calitate și eficiente strategii de creștere. Iar întotdeauna acestea au fost testate și validate prin implementarea sau utilizarea în cadrul clinicilor DENT ESTET.
De aceea, subiectul materialului de astăzi este integrarea CallTrack-ului în dezvoltarea business-ului și în creșterea calității serviciilor oferite, iar furnizorul recomandat pentru acesta este While1 Software (România).
Centrala telefonică (CallTrack) reprezintă cel mai complex sistem de gestionare al apelurilor clinicii sau cabinetului tău. Acesta înregistrează toate apelurile primite, numărul apelurilor finale și ale fiecărui apelant, conversația dintre angajat – pacient, preia apelul pacientului atunci când recepția este deja angajată într-o conversație și nu numai.
Apariția centralei telefonice a fost dedicată companiilor mari care comunicau foarte mult telefonic cu interioare (între departamente/ birouri), iar apelurile nu erau taxate.
Însă dezvoltarea sistemului telefonic (CallTrack) a beneficiat de posibilitatea personalizării, așadar în prezent nu cantitatea definește nevoia de a integra centrala telefonică în activitatea clinicii sau a cabinetului, ci calitatea acesteia.
Această dezvoltare a încurajat foarte mult inclusiv firmele mici și medii să acceseze beneficiile utilizării unei centrale telefonice, iar astăzi este un serviciu care nu se adresează doar companiilor mari, ci tuturor antreprenorilor care doresc să facă o investiție pe termen lung cu rezultate garantate.
Efectul CallTrack asupra business-ului tău
Beneficiile CallTrack-ului sunt atât la nivel de pacienți, cât și la nivel de echipă. Iar asocierea cu un CRM (Customer Relationship Management) permite și administrarea task-urilor zilnice.
Pentru că este într-adevăr o investiție pe termen lung cu eficiența unor rezultate garantate, vom evidenția avantajele pe care CallTrack-ul le oferă, pe direcțiile de interes ale clinicii tale.
Beneficii pentru pacienți – experiența lor în clinica ta începe de la primul contact telefonic
-
Reduce timpul necesar procesării unui apel telefonic;
-
Permite salutări personalizate
-
Call-forwarding – redirecționarea apelurilor către un alt număr de telefon fix sau mobil
-
Crește nivelul de satisfacție al clienților;
-
Voicemail – clienții îți pot ăsa un mesaj atunci când nimeni din firmă nu este disponibil
-
Music-on-hold – clienții nu vor primi ton de ocupat, ci vor intra într-o coadă de așteptare cu o muzică pe fundal
-
Program de lucru – se poate seta un anumit mesaj atunci când se primesc apeluri în afara programului de lucru
Beneficii pentru echipă – oferă angajaților tăi cele mai puternice și eficiente instrumente de fidelizare și de îndeplinire a obiectivelor
-
Crește nivelul de eficiență al departamentului de relații clienți;
-
CallCenter – funcții avansate: definire agenți, ascultare apeluri, cozi de așteptare, service level, etc.
-
Înregistrare apeluri – poți opta pentru înregistrarea apelurilor primite sau efectuate
-
Gestionarea situațiilor din recepție cu prioritate, având acces la contactul persoanei care sună
-
Recuperarea apelurilor pierdute
Beneficii directe pentru business – gestionați-vă echipele, câștigați informații și optimizați performanța
-
CallTrack se poate integra cu marea majoritatea a CRM-urilor;
-
CallTrack este o solutie 100% personlizabil;
-
Transferare apeluri – un apel la care deja s-a raspuns poate fi transferat catre un numar interior sau catre un numar exterior de fix sau mobil
-
Apeluri nepreluate – primesti e-mail cu toate apelurile nepreluate
-
Rapoarte si statistici – status utilizatori, numar de apeluri primite/efectuate
-
Costuri lunare predictibile – abonament lunar in functie de numarul de utilizatori
-
Comunicare campanii active
-
Scalabilitate instantanee – se pot adauga oricand noi utilizatori
-
Dezvoltarea procesului de HR (integrare, monitorizare și evaluare), atât local, cât și de la distanță
Foarte important după instalarea întregului sistem CallTrack este să îți informezi întreaga comunitate de pacienți că toate apelurile sunt înregistrate. Iar comunicarea trebuie direcționată către beneficiile pe care le au ei și anume că scopul este îmbunătățirea serviciilor de comunicare și relaționare cu pacienții, controlul situațiilor neplăcute și preluarea garantată a apelurilor telefonice.