1. Apelurile clinicii/ cabinetului dumneavoastră sunt constant preluate în maxim 5 secunde de la primul sunet?

2. Personalul recepției folosește următoarele formule de adresare: (a) Numele clinicii/ cabinetului, (b) Numele ei/ lui și (c) ,,Cu ce vă pot fi de folos?,,?

3. Personalul recepției reușește întotdeauna să cunoască numele pacientului în primele 30 secunde ale discuției telefonice?

4. Personalul recepției realizează încasarea plății doar după ce următoarea programare este stabilită, pentru a se asigura că pacintul nu pleacă fără o următoare programare?

5. Telefoanele de tipul ,,Pacient fals,, sunt efectuate de cel puțin două ori pe an? (telefoanele cu identitate falsă din partea managementului, pentru a verifica dacă sunt aplicate protocoalele de întâmpinare/ că pacienții primesc informațiile necesare/ etc).

6. Specificații despre tratamentul care va fi realizat și datele de contact ale pacientului sunt trecute la detaliile fiecărei programări?

7. Ai făcut recent o evaluare a timpului mediu pe care îl petrece un pacient în clinica/ cabinetul tău (atât pe scaun, cât și în discuțiile cu medicul) pentru cele mai comune proceduri regăsite în lista de servicii stomatologice a clinicii?

8. Personalul recepției știe exact cât timp să aloce unui pacient la programare, în funcție de tratamentul specificat?

9. Este posibil ca un pacient în urgență să beneficieze de o programare în ziua respectivă, fără să creeze haos în restul agendei?

10. Știi câți pacienți a avut clinica programați în ultima lună? Dar în ultimele 12 luni?

11. Ai implementat un script personalizat care este folosit cu scopul de a preveni programările anulate și neprezentările?

12. Știi câți pacienți a avut clinica programați pentru fiecare serviciu din listă în ultima lună? Dar în ultimele 12 luni?

13. Știi câți pacienți noi a avut clinica programați în ultima lună? Dar în ultimele 12 luni?

14. Pacienții noi non-urgențe primesc un mesaj de ,,Bun venit în Clinica X,,?

15. Este programul stabilit astfel încât să fie posibilă programarea unui pacient nou în următoarele două zile?

16. Organizezi în fiecare dimineata o mică adunare cu echipa în care să stabiliți programul administrativ și nu numai pentru ziua în curs?

17. Docmentele care stau la baza facturării și a încasărilor sunt detaliate astfel încât pacienții să le înțeleagă?

18. Pacienții primesc lunar informări cu privire la situația lor financiară? (avans, sold restant, etc).

19. Aceste informări se trimit către pacienți în format electronic pe e-mail?

20. Ai o evidență actualizată constant cu cei care nu și-au închis soldurile restante?

21. Ai o politică scrisă de atenționare pentru pacienții care și-au depășit termenele de plată?

22. Pacienții care beneficiază de modalități de plată personalizate (rate, discount-uri, etc) semnează un document prin care își asumă acest lucru?

23. Verifici la fiecare sfârșit de lună creanțele de încasat? Sunt mai vechi de 90 de zile?

24. Toate documentele sunt tehnoredactate, detaliate și prezentate cu atenție pacientului?

25. Pentru planurile de tratament mari, pacienții beneficiază de o discuție mai consistentă în care să i se explice fiecare variantă de plată și tratament?

26. Știi ce sume sunt achitate de către pacienți în fiecare lună și ce sume sunt achitate prin plată cu cardul/ OP?

27. Știi ce facturi achiți lunar cash și ce facturi sunt achitate prin bancă, către furnizorii cabinetului?

28. Ai la sfârșitul fiecărei luni o listă cu ce solduri ale pacienților au fost închise în luna în curs?

29. Ai implementat un sistem pe care îl folosești lunar pentru a reaminti pacienților de plățile pe care le au de făcut?

30. Ai implementat un script pentru conversațiile angajaților cu pacienții pentru colectarea debitelor?

31. Monitorizezi numărul planurilor de tratament prezentate versus numărul planurilor de tratament acceptate?

32. Realizezi un plan anual pe care să îl monitorizezi, cel puțin trimestrial?

33. Primești lunar de la contabil sau îți realizezi singur un raport cu profitul / pierderile din fiecare lună?

34. Îți stabilești targhet de încasări pentru următoarele 6/ 12 luni?

35. Știi care sunt cheltuielile clinicii directe și indirecte?

36. Tu, managerul clinicii sau contabilul, analizați corespunzător măcar o dată la 3 luni raportul profitului /pierderilor pe care le are clinica?

37. Știi care sunt cele mai importante cheltuieli și cât reprezintă ele în procente din încasări?

38. Ai contract negociat cu furnizorii de consumabile stomatologice?

39. Ai o bază de date (un tabel/ un soft) cu pacienții clinicii?

40. Baza de date a pacienților este structurată astfel încât să știi când a fost ultima vizită a fiecăruia?

41. Ții lunar evidența numărului de pacienți noi programați?

42. Ții lunar evidența numărului de pacienți reactivați?

43. Compari numărul de pacienți noi la sfârșitul fiecărei luni cu numărul de pacienți ai lunii anterioare?

44. Compari numărul de pacienți noi cu numărul de pacienți ai aceleiași luni din anul anterior?

45. Ai fișele pacienților vechi stocate în siguranță (electronic și format fizic), însă accesibile personalului în clinică?

46. Ai un script cu o listă de întrebări pentru participanții la interviurile organizate, atât pentru prima discușie telefonică, cât și pentru o primă întâlnire?

47. Ai un sistem de recrutare – integrare – evaluare implementat în clinică?

48. Ai în fiecare departament un responsabil cu integrarea noului angajat din departamentul respectiv?

49. Ai un regulament intern la zi pentru peronalul clinicii?

50. Fiecare angajat al clinicii are o fișă a postului în care sunt detaliate și explicate activitățile pe care le implică postul?

51. Beneficiile salariale și bonsurile clinicii tale sunt asemănătoare/ competitive cu cele ale concurenței?

52. Salariile angajaților sunt modificate măcar o dată pe an, fără ca aceștia să ceară o mărire?

53. Angajații clinicii sunt anual evaluați printr-o formă scrisă de testare, în urma căreia să primească un feedback?

54. Ai un sistem de bonusare implementat pentru angajați atunci sunt atinse obiectivele clinicii?

55. În perioada recrutării, soliciți informații/ recomandări despre un posibil candidat, din partea anteriorului angajator al său?

56. Statele de plată sunt realizate astfel încât angajații să nu aibă acces la ele (pentru confidențialitatea salariilor între angajați)?

57. Ai un registru/ o evidență scrisă a orei de venire/ plecare pentru întârzieri/ ore suplimentare/ zile lipsă a angajaților?

58. Ai ședințe cu echipa măcar o dată pe lună?

59. Ești mulțumit de eficiența și performanța fiecărui angajat astfel încât, dacă ai fi în situația de a-ți forma din nou echipa, i-ai selecta tot pe ei?

60. Clinica ta are un logo?

61. Clinica are un slogan?

62. Clinica ta are o pagină de facebook?

63. Clinica ta are un site?

64. Ai un plan de marketing care este revizuit și actualizat cel puțin o dată la 6 luni?

65. Cel puțin jumătate din bugetul tău de marketing este investit în online?

66. Urmărești cel puțin săptămânal performanțele campaniilor Facebook Ads și Google Ads?

67. Informația din site este la zi?

68. Investești mai mult de 5% în acțiuni de marketing?

69. Brandul tău este înregistrat la OSIM?

70. Ai o constantă în aparițiile din social media (postări pe facebook săptămânal, actualizări în site, etc)?

71. Investești în reclame pe facebook/ promovezi postările?

72. Ai o evidență asupra numărului de pacienți care vin din acțiuni de marketing?

73. Folosești cărți de vizită?

74. Sunt în clinica ta distribuite mesaje informaționale și promoționale pentru promovarea serviciilor?

75. Activitățile specifice clinicii au fiecare câte un protocol de lucru (colaborarea cu un laborator, comenzi catre furnizori, pregătirea cabinetului, etc)?

76. Aceste protocoale sunt prezentate angajaților noi și accesibile lor oricând este necesar să fie recitite?

77. Pacienții noi beneficiază de un protocol de întâmpinare (telefonic, e-mail și/ sau direct în recepție)?

78. Departamentul recepției folosește scripturi pentru stabilirea programărilor?

79. Departamentul recepției folosește scripturi pentru recuperarea soldurilor?

80. Departamentul recepției folosește scripturi pentru rezolvarea celor mai întâlnite situații în receptie cu pacienții?

81. Pacienții primesc la recepție formularele și consâmțămintele necesare?

82. Ai prestabilite detaliile despre comenzile clinicii (birotica, papetărie, materiale cabinet, etc)?

83. Ai implementat un sistem de inventar pentru clinică?

84. Ai un Dental Office Managers (DOM) în clinică responsabil cu aspectele manageriale (comenzi, coordonare și evaluare echipă, pacienți, etc) ?

85. Monitorizezi activitatea clinicii prin intermediul rapoartelor?

86. Angajații tăi trimit rapoarte de activitate la începutul și la finalul săptămânii?

87. Realizezi ședințe periodice cu fiecare departament din clinică?

88. Ai o politică de stocuri care să îți optimizeze cheltuielile

89. Realizezi la finalul fiecărui an previziunile de creștere pentru anul următor, setându-ți astfel obiectivele de venit?

90. Ai un document de planificare și monitorizare pentru obiectivele propuse?

91. Atunci când pleci în concediu, ai cui să delegi sarcinile tale administrative?