2. Departamentul recepției folosește următoarele formule de adresare: (a) Numele clinicii/ cabinetului, (b) Numele ei/ lui și (c) ,,Cu ce vă pot fi de folos?,,?

3. Departamentul recepției reușește întotdeauna să cunoască numele pacientului în primele 30 secunde ale discuției telefonice?

4. Departamentul recepției realizează încasarea plății doar după ce următoarea programare este stabilită, pentru a se asigura că pacintul nu pleacă fără o următoare programare?

5. Telefoanele de tipul ,,Pacient fals,, sunt efectuate de cel puțin două ori pe an? (telefoanele cu identitate falsă din partea managementului, pentru a verifica dacă sunt aplicate protocoalele de întâmpinare/ că pacienții primesc informațiile necesare/ etc).

6. Specificații despre tratamentul care va fi realizat și datele de contact ale pacientului sunt trecute la detaliile fiecărei programări?

7. Departamentul recepției știe exact cât timp să aloce unui pacient la programare, în funcție de tratamentul specificat?

8. Este posibil ca un pacient în urgență să beneficieze de o programare în ziua respectivă, fără să creeze haos în restul agendei?

9. Știi câți pacienți noi a avut clinica programați în ultima lună? Dar în ultimele 12 luni?

10. Pacienții noi non-urgențe primesc un mesaj de ,,Bun venit în Clinica X,,?

11. Departamentul recepției folosește un script personalizat care este folosit cu scopul de a preveni programările anulate și neprezentările?

12. Este programul stabilit astfel încât să fie posibilă programarea unui pacient nou în următoarele două zile?

13. Pacienții primesc lunar informări cu privire la situația lor financiară? (avans, sold restant, etc).

14. Departamentul recepției ține o evidență actualizată constant cu cei care nu și-au închis soldurile restante?

15. Departamentul recepției folosește o politică scrisă de atenționare pentru pacienții care și-au depășit termenele de plată?

16. Toate documentele sunt tehnoredactate, detaliate și prezentate cu atenție pacientului?

17. Pentru planurile de tratament mari, pacienții beneficiază de o discuție mai consistentă în recepție, în care să i se explice fiecare variantă de plată și tratament?

18. Departamentul recepției realizează la sfârșitul fiecărei luni o listă cu ce solduri ale pacienților au fost închise în luna în curs?

19. Departamentul recepției folosește un sistem pentru a reaminti lunar pacienților de plățile pe care le au de făcut?

20. Departamentul recepției folosește un script pentru conversațiile angajaților cu pacienții pentru colectarea debitelor?

21. Departamentul recepției folosește o bază de date (un tabel/ un soft) cu pacienții clinicii?

22. Baza de date a pacienților este structurată astfel încât să știi când a fost ultima vizită a fiecăruia?

23. Departamentul recepției ține lunar evidența numărului de pacienți noi programați?

24. Departamentul recepției ține lunar evidența numărului de pacienți reactivați (programați după ce nu au mai fost o perioada îndelungată în clinică)?

25. Departamentul recepției realizează un raport prin care se compară numărul de pacienți noi la sfârșitul fiecărei luni cu numărul de pacienți ai lunii anterioare?

26. Departamentul recepției realizează un raport prin care se compară numărul de pacienți noi la sfârșitul fiecărei luni cu numărul de pacienți ai aceleiași luni din anul anterior?

27. Ai fișele pacienților vechi stocate în siguranță (electronic și format fizic), însă accesibile personalului în clinică?

28. Pacienții noi beneficiază de un protocol de întâmpinare (telefonic, e-mail și/ sau direct în recepție)?

29. Departamentul recepției folosește scripturi pentru stabilirea programărilor?

30. Departamentul recepției folosește scripturi pentru recuperarea soldurilor?

31. Departamentul recepției folosește scripturi pentru rezolvarea celor mai conflictuale situații întâlnite în receptie cu pacienții?

32. Pacienții primesc la recepție formularele și consâmțămintele necesare?

33. Ai un sistem de integrare al echipei din recepție?

34. Ai un timp alocat acomodării și integării noilor colegi din recepție?

35. Ceri pacienților feedback pentru comportamentul echipei din recepție (atât abordare telefonică, cât și întâmpinare în recepție)?

36. Este acoperită activitatea recepției pe întreg programul clinicii?

37. Activitatea recepției include un sistem de lucru care să permită accesarea informațiilor din timpul zilei în format scris (un caiet al recepției dedicat în care să se noteze detaliile zilei de lucru, pentru predarea turei sau a responsabilitășilor)?

38. Departamentul recepției prioritizează apelul telefonic în timpul unei conversații cu alt pacient în recepție?

39. Departamentul recepției poate accesa apelurile ratate din afara programului de lucru sau din indisponibilitatea de a răspunde la momentul respectiv?

40. Departamentul recepției realizează un raport cu privire la ce apeluri ratate reușește să convertească în programare?