Sisteme și protocoale pentru inventariere în cabinete și clinici stomatologice:

Controlul costurilor prin lecții învățate în timp

Activitatea zilnică a unui cabinet stomatologic poate fi uneori mai dificil de gestionat. Unul dintre lucrurile care pot genera o stare de neliniște în cadrul echipei este managementul materialelor consumabile și a altor obiecte de inventar. Un sistem eficient de control al inventarului este de neprețuit și nu trebuie să fie complicat. Planificarea este incontestabil soluția de care are nevoie orice manager de clinică dentară, iar acest lucru presupune o serie de aspecte importante ce trebuie să fie luate în considerare pentru eliminarea situațiilor nedorite.

O problemă importantă în controlul inventarului este organizarea la nivelul resurselor umane. În cadrul clinicii trebuie să existe un plan stabilit și agreat la nivel de echipă, în care să fie specificat faptul că fiecare membru trebuie să înțeleagă cum funcționează controlul stocurilor. Pentru a avea trasabilitate asupra procesului, practica generală este ca o persoană să fie desemnată pentru menținerea legăturii cu furnizorii și efectuarea comenzilor. În unele cabinete stomatologice, asistenta șefă este persoana care are în responsabilitate comandarea produselor necesare tratamentelor stomatologice.

Majoritatea sistemelor permit asistentei șefe sau coordonatorului de Front Desk să păstreze o evidență a datelor referitoare la necesarul de comandă și a costurilor aferent produselor. Acest lucru ajută la urmărirea momentului când este primit un stoc sau a cantității de produs utilizată.

Un alt rol important în clinică este cel al persoanei desemnate să fie responsabilă de gestionarea deșeurilor periculoase și menținerea Formularelor de expediere/transport deșeuri periculoase, precum și raportarea lunară a acestoră către autoritati.

Tipuri de materiale de inventar și categorii de bază

Pentru un bun management al stocurilor, al costurilor și al proceselor din clinică, produsele achiziționate sunt împărțite în patru categorii de bază: 1) consumabile medicale, 2) consumabile de uz general, 3) obiecte de inventar și 4) mijloace fixe.

1. Consumabilele medicale sunt articole de unică folosință, cum ar fi mânusi, măști de protecție, ace, diferite tipuri de compozit, anestezice, medicamente sau suturi mediale, în concluzie tot ceea ce este folosit în cabinet în legătură cu tratamentul pacientului. Acestea se pot organiza pe sub-categorii în funcție de tipul intervenției stomatologice: implanturi, ortodonție, endodonție, protetică, chirurgie, sterilizare.

2. În categoria produselor consumabile de uz general intră articolele utilizate în recepție, holuri, în spațiile non-medicale, produse care nu sunt utilizate direct în tratamentele pacienților. Această categorie, care face referire la consumabile administrative, cuprinde produse de curățenie, birotică precum și produse de protocol.

3. Obiectele de inventar sunt bunuri care au valoare sub 2500 lei și care sunt utilizate maximum un an.

4. Mijloacele fixe sunt în general reprezentate de echipamente mari și costisitoare care sunt rareori înlocuite, cu valoare peste 2500 lei, cum ar fi computerele, sterilizatoarele, aparatele pentru realizarea radiografiilor sau uniturile dentare, microscoape sau scanner intraorale.

Trebuie avut în vedere este faptul că produsele consumabilele de orice tip și obiectele de inventar influențează costurile exact în luna în care sunt achiziționate sau folosite, în timp ce mijloacele fixe generează costuri lunare cu amortizarea – conform legislației în vigoare.

Selectarea furnizorilor și eficientizarea costurilor de achiziție

Totalul materialelor necesare este în general acoperit prin colaborarea cu mai mulți furnizori. Un aspect important de luat în seamă este alegerea furnizorilor în funcție de mai multe criterii pe lângă cel financiar, precum recomandările altor colegi din comunitate, varietatea produselor disponibile sau timpul de livrare al comenzilor. Indiferent de criteriile care se iau în calcul la momentul achiziției, aspectul esențial care trebuie să determine decizia de cumpărare este calitatea produselor oferite.

Controlul inventarului în cazul mijloacelor fixe

Mijloacele fixe au de asemenea nevoie să fie inventariate în cadrul unui proces dedicat de obicei la sfârșit de an. Acest lucru presupune că persoana responsabilă trebuie să fie în permanență informată cu privire la termenul de garanție al aparaturii din cabinet, datele la care sunt necesare revizii și verificări și cerințele legislației în vigoare în ceea ce privește aceste aspecte.

Instruirea personalului responsabil cu gestiunea stocurilor este esențială pentru a înțelege importanța respectării protocolului stabilit. Prin implementarea unui sistem eficient de inventariere, echipa va putea lucra mai ordonat, mai relaxat și mai eficient.

ADOM – Asociația Dental Office Managers este expresia experienței de peste 25 de ani a grupului de clinici DENT ESTET, leaderul de piață al stomatologiei din România, care a testat și implementat variate protocoale și procese de lucru pe care le-a îmbunătățit constant și care au la bază situații practice experimentate în contexte diverse, greșeli care au fost îndreptate cu ajutorul modelelor de structurare a proceselor de lucru, și nu doar concepte teoretice sau scenarii dezirabile despre situații ideale. În cadrul programelor ADOM, cursanții primesc acces la mai mult decât o comunitate extinsă de specialiști, primesc seturi complexe de proceduri și protocoale în cadrul pachetelor de curs, inclusiv materiale livrabile pentru optimizarea procesului de gestionare a inventarului în cadrul clinicii dentare. Cu ajutorul acestora, cursanții își pot crea propriile sisteme de management și pot avea un rol activ în atingerea succesului în cadrul propriilor clinici.

Investiția în timp și resurse, necesară implementării unui sistem de inventariere, va genera în cel mai scurt timp costuri reduse și alocare mai eficientă a resurselor. Mai mult decât atât, pe termen mediu și lung, echipa va învăța să lucreze procedurat, cu efort mai mic, obținând rezultate de excelență.