Politica de Confidențialitate

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE ȘI PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

ASOCIAȚIA DENTAL OFFICE MANAGERS („ADOM”, „noi”, „nouă”) acordă o importanță deosebită protecției datelor cu caracter personal și respectării vieții private a persoanelor care accesează website-ul www.dentalmanagers.ro, utilizează serviciile ADOM, participă la cursurile, evenimentele, programele sau proiectele organizate de ADOM ori comunică în orice mod cu organizația noastră.

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care colectăm, utilizăm, stocăm, transmitem și protejăm datele cu caracter personal, precum și drepturile de care beneficiază persoanele vizate.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date („GDPR”), precum și cu legislația națională și europeană aplicabilă.

1. Cine este operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este:

ASOCIAȚIA DENTAL OFFICE MANAGERS – ADOM

Adresă: Bulevardul Aviatorilor nr. 27, Sector 1, București, România

Website: www.dentalmanagers.ro

E-mail: adom.impact@dentalmanagers.ro

Telefon: +40 755 222 040

Pentru orice întrebare referitoare la modul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de legislația privind protecția datelor, ne puteți contacta folosind datele de mai sus.

2. Principiile privind prelucrarea datelor

ADOM prelucrează datele cu caracter personal cu respectarea principiilor prevăzute de legislația aplicabilă, respectiv:

legalitate, echitate și transparență;
colectarea datelor în scopuri determinate, explicite și legitime;
reducerea la minimum a datelor colectate, prin raportare la scopurile urmărite;
exactitatea și, atunci când este necesar, actualizarea datelor;
păstrarea datelor numai pentru perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate sau pentru perioada impusă ori permisă de lege;
asigurarea integrității și confidențialității datelor;
implementarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor;
responsabilitate în ceea ce privește respectarea normelor privind protecția datelor.

3. Ce înseamnă date cu caracter personal

Prin „date cu caracter personal” se înțelege orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.

În funcție de modalitatea în care interacționați cu ADOM, putem prelucra, după caz, următoarele categorii de date:

nume și prenume;
adresă de e-mail;
număr de telefon;
adresă poștală și/sau adresă de facturare;
compania, clinica sau organizația reprezentată;
funcția, profesia sau rolul profesional;
localitatea;
date necesare înscrierii și participării la cursuri, programe, evenimente, workshopuri, conferințe sau alte activități ADOM;
informații referitoare la comenzile, înscrierile, serviciile sau programele achiziționate;
date necesare facturării și îndeplinirii obligațiilor financiar-contabile;
informații privind plățile și statutul acestora, fără ca ADOM să stocheze în mod necesar datele complete ale cardului bancar atunci când plata este procesată prin intermediul unui furnizor specializat;
informații furnizate prin formularele disponibile pe website;
răspunsuri furnizate în cadrul chestionarelor, sondajelor, cercetărilor sau formularelor de evaluare;
informații transmise voluntar în cadrul corespondenței cu ADOM;
preferințe privind comunicările comerciale;
imaginea și/sau vocea, atunci când acestea sunt colectate în cadrul evenimentelor, cursurilor sau materialelor foto-video și există un temei juridic corespunzător pentru prelucrare;
adresa IP;
tipul dispozitivului, tipul și versiunea browserului, sistemul de operare și alți identificatori online;
informații privind paginile accesate, durata vizitei, sursa accesării și modul de interacțiune cu website-ul;
informații colectate prin cookie-uri și tehnologii similare, în condițiile descrise în prezenta Politică și în Politica de Cookies;
orice alte date furnizate direct de persoana vizată și necesare pentru scopul pentru care sunt colectate.

ADOM nu urmărește colectarea prin intermediul website-ului a unor categorii speciale de date cu caracter personal, precum informații privind sănătatea, originea rasială sau etnică, convingerile religioase sau filozofice, opiniile politice, apartenența sindicală, date genetice sau biometrice utilizate pentru identificare unică ori date privind viața sexuală sau orientarea sexuală.

Vă rugăm să nu transmiteți astfel de informații prin formularele generale ale website-ului sau prin alte canale ADOM decât dacă acest lucru este solicitat în mod expres într-un context specific și există un temei juridic corespunzător.

4. Cum colectăm datele

Putem colecta date cu caracter personal direct de la dumneavoastră atunci când:

completați un formular pe website;
vă creați un cont, dacă această funcționalitate este disponibilă;
vă înscrieți la un curs, eveniment, program sau alt serviciu ADOM;
achiziționați un produs sau serviciu;
solicitați informații sau o ofertă;
vă abonați la newsletter sau la alte comunicări;
participați la un sondaj, chestionar, cercetare, concurs sau campanie;
comunicați cu noi prin e-mail, telefon, social media sau alte canale;
participați la un eveniment, curs sau altă activitate organizată ori coorganizată de ADOM.

De asemenea, anumite informații pot fi colectate automat prin intermediul website-ului și al tehnologiilor similare, în măsura permisă de lege și în funcție de opțiunile exprimate de utilizator prin mecanismul de gestionare a cookie-urilor.

În anumite situații, putem primi date și din alte surse, atunci când acest lucru este permis de lege, cum ar fi parteneri contractuali, organizatori sau coorganizatori de evenimente, furnizori de servicii, platforme prin intermediul cărora se realizează o înscriere sau alte surse legitime.

În cazul în care datele nu sunt obținute direct de la persoana vizată, ADOM va respecta obligațiile de informare prevăzute de legislația aplicabilă.

5. În ce scopuri și în baza căror temeiuri juridice prelucrăm datele

ADOM poate prelucra datele cu caracter personal pentru unul sau mai multe dintre următoarele scopuri:

A. Gestionarea înscrierilor și furnizarea serviciilor ADOM

Datele pot fi utilizate pentru:

procesarea înscrierilor;
administrarea participării la cursuri și evenimente;
furnizarea produselor sau serviciilor solicitate;
gestionarea relației cu participanții și clienții;
comunicarea informațiilor organizatorice;
gestionarea plăților;
emiterea documentelor aferente participării;
soluționarea solicitărilor legate de serviciile achiziționate.

Temei juridic: executarea unui contract sau efectuarea demersurilor necesare înainte de încheierea unui contract.

B. Facturare, contabilitate și îndeplinirea obligațiilor legale

Putem prelucra datele necesare pentru emiterea și păstrarea documentelor financiar-contabile, îndeplinirea obligațiilor fiscale și respectarea altor obligații legale aplicabile ADOM.

Temei juridic: îndeplinirea unei obligații legale.

C. Comunicarea cu dumneavoastră

Putem utiliza datele pentru a răspunde solicitărilor, întrebărilor, reclamațiilor sau mesajelor primite și pentru administrarea relației cu dumneavoastră.

Temei juridic: după caz, executarea unui contract, efectuarea demersurilor precontractuale, îndeplinirea unei obligații legale sau interesul legitim al ADOM de a administra corespunzător comunicarea și relația cu persoanele interesate de activitatea sa.

D. Newsletter și comunicări de marketing

Cu respectarea legislației aplicabile, putem transmite informații despre cursuri, evenimente, programe, servicii, proiecte, campanii, resurse educaționale sau alte activități ADOM.

Atunci când legislația impune obținerea consimțământului, comunicările vor fi transmise numai după exprimarea valabilă a acestuia.

Vă puteți retrage consimțământul sau vă puteți dezabona în orice moment, utilizând mecanismul de dezabonare disponibil în comunicările primite sau contactând ADOM.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării realizate înainte de retragerea acestuia.

E. Analiza, funcționarea, securizarea și îmbunătățirea website-ului

Putem prelucra anumite informații pentru:

administrarea website-ului;
asigurarea funcționării și securității acestuia;
identificarea și remedierea problemelor tehnice;
prevenirea utilizării abuzive sau frauduloase;
înțelegerea modului în care este utilizat website-ul;
îmbunătățirea conținutului, serviciilor și funcționalităților;
realizarea de statistici și analize.

Temeiul juridic poate fi interesul legitim al ADOM pentru operațiunile strict necesare funcționării, administrării și securității website-ului sau consimțământul utilizatorului, atunci când acesta este necesar pentru utilizarea anumitor cookie-uri ori tehnologii similare.

F. Marketing online și măsurarea performanței campaniilor

În măsura în care sunt utilizate astfel de tehnologii și numai în condițiile permise de lege, informațiile privind interacțiunea cu website-ul pot fi utilizate pentru:

măsurarea eficienței campaniilor;
analiza audienței;
măsurarea conversiilor;
personalizarea conținutului;
crearea unor categorii de audiență;
activități de publicitate și remarketing online.

Atunci când aceste activități presupun utilizarea unor cookie-uri sau tehnologii similare neesențiale, acestea vor fi activate numai în condițiile permise de lege și conform opțiunilor exprimate de utilizator prin mecanismul de gestionare a consimțământului.

G. Sondaje, chestionare, evaluări și cercetări

ADOM poate organiza sondaje, chestionare, evaluări sau cercetări privind activitatea clinicilor, managementul, industria dentară, tehnologiile utilizate, experiența participanților sau alte domenii relevante pentru activitatea organizației.

Datele vor fi prelucrate pentru scopurile comunicate în momentul colectării acestora și în baza temeiului juridic aplicabil respectivei activități.

Atunci când rezultatele sunt publicate sub formă de statistici, rapoarte sau analize agregate, ADOM va urmări utilizarea unor informații care nu permit identificarea directă a persoanelor fizice, în măsura în care natura proiectului permite acest lucru.

H. Organizarea și documentarea evenimentelor

În cadrul cursurilor, conferințelor și altor evenimente ADOM pot fi realizate fotografii și înregistrări audio-video.

În funcție de natura materialului, scopul utilizării și contextul concret, prelucrarea imaginii și/sau vocii va fi realizată în baza temeiului juridic aplicabil, iar atunci când consimțământul este necesar, acesta va fi solicitat distinct.

În situațiile în care sunt realizate materiale destinate promovării și o persoană este individualizată în mod clar, ADOM va aplica cerințele legale corespunzătoare respectivei utilizări.

I. Protejarea drepturilor și intereselor ADOM

Datele pot fi prelucrate pentru:

prevenirea și investigarea fraudelor sau abuzurilor;
protejarea sistemelor și infrastructurii;
soluționarea disputelor;
recuperarea creanțelor;
gestionarea reclamațiilor;
constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță ori în cadrul altor proceduri.

Temei juridic: interesul legitim al ADOM și/sau îndeplinirea unor obligații legale, după caz.

6. Date obligatorii și date opționale

În anumite situații, furnizarea unor date cu caracter personal este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract ori pentru îndeplinirea unei obligații legale.

În cazul în care datele respective nu sunt furnizate, este posibil să nu putem procesa o înscriere, furniza serviciul solicitat, procesa o plată, emite documentele fiscale sau răspunde unei anumite solicitări.

Datele solicitate exclusiv pentru activități bazate pe consimțământ sunt opționale, iar refuzul furnizării acestora nu va afecta accesul la serviciile pentru care datele respective nu sunt necesare.

7. Cui putem transmite datele

ADOM nu vinde și nu comercializează datele dumneavoastră cu caracter personal.

În măsura necesară îndeplinirii scopurilor descrise în prezenta Politică, datele pot fi transmise sau puse la dispoziția unor categorii de destinatari precum:

furnizori de servicii de hosting și infrastructură IT;
furnizori care asigură administrarea, dezvoltarea, securitatea și mentenanța website-ului;
furnizori de servicii de e-mail și infrastructură de comunicare;
furnizori de servicii pentru newsletter și comunicări electronice;
furnizori de servicii SMS;
furnizori de platforme pentru organizarea evenimentelor, webinarelor sau cursurilor;
furnizori de servicii de analiză, măsurare și marketing online, atunci când utilizarea acestora este permisă de lege;
procesatori de plăți și instituții implicate în procesarea tranzacțiilor;
furnizori de servicii de facturare;
societăți de curierat sau servicii poștale;
furnizori de servicii contabile;
consultanți, avocați, auditori și alți profesioniști;
parteneri sau coorganizatori ai unor proiecte sau evenimente, atunci când transmiterea este necesară și există un temei juridic;
autorități, instanțe și instituții publice, atunci când transmiterea este impusă sau permisă de lege.

Atunci când un furnizor prelucrează datele în numele ADOM, acesta va fi selectat ținând cont de capacitatea sa de a oferi garanții adecvate privind protecția datelor și va fi supus obligațiilor contractuale prevăzute de legislația aplicabilă.

Anumiți destinatari pot acționa în calitate de operatori independenți, situație în care aceștia sunt responsabili pentru propriile activități de prelucrare.

8. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

Anumiți furnizori de servicii sau platforme tehnologice utilizate de ADOM pot implica prelucrarea, stocarea sau accesarea datelor din state situate în afara Spațiului Economic European.

Atunci când un astfel de transfer are loc, ADOM va urmări utilizarea unui mecanism de transfer permis de GDPR, după caz, precum:

o decizie de adecvare adoptată de Comisia Europeană;
clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană;
reguli corporatiste obligatorii, atunci când sunt aplicabile;
alte garanții sau derogări permise de legislația privind protecția datelor.

Atunci când legislația o impune, vor fi evaluate și măsurile suplimentare necesare pentru protejarea datelor transferate.

Informații suplimentare privind mecanismele aplicabile unui anumit transfer pot fi solicitate folosind datele de contact menționate în prezenta Politică.

9. Cookie-uri și tehnologii similare

Website-ul www.dentalmanagers.ro poate utiliza cookie-uri și alte tehnologii similare pentru funcționare, securitate, analiză, măsurare și, după caz, marketing.

Cookie-urile strict necesare funcționării website-ului pot fi utilizate fără consimțământ atunci când legislația permite acest lucru.

Cookie-urile și tehnologiile neesențiale, inclusiv cele utilizate pentru analiză, măsurarea performanței, personalizare sau publicitate, vor fi utilizate în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă și în funcție de opțiunile exprimate de utilizator.

Atunci când consimțământul este necesar, utilizatorul trebuie să poată accepta sau refuza cookie-urile neesențiale și să își poată modifica ulterior opțiunile.

Refuzul cookie-urilor neesențiale nu trebuie să împiedice accesul la funcționalitățile website-ului care nu depind în mod necesar de acestea.

Informațiile detaliate privind cookie-urile efectiv utilizate, furnizorii acestora, scopurile și durata lor sunt prezentate în Politica de Cookies și/sau în instrumentul de administrare a preferințelor disponibil pe website.

10. Cât timp păstrăm datele

ADOM păstrează datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care acestea au fost colectate, ținând cont de obligațiile legale aplicabile, termenele de prescripție și necesitatea protejării drepturilor și intereselor legitime ale ADOM.

Perioadele de păstrare pot varia în funcție de natura datelor și scopul prelucrării.

În principal:

datele aferente relațiilor contractuale sunt păstrate pe durata relației contractuale și ulterior pentru perioada necesară îndeplinirii obligațiilor legale și protejării drepturilor părților;
documentele financiar-contabile sunt păstrate pentru perioadele prevăzute de legislația aplicabilă;
datele utilizate pentru marketing în baza consimțământului sunt prelucrate până la retragerea consimțământului, dezabonare sau încetarea scopului prelucrării, fără a aduce atingere posibilității păstrării unor informații minime necesare pentru documentarea și respectarea opțiunii persoanei vizate;
solicitările, reclamațiile și corespondența pot fi păstrate pentru perioada necesară soluționării acestora și ulterior pentru perioada justificată de necesitatea constatării, exercitării sau apărării unor drepturi;
datele colectate prin cookie-uri sunt păstrate conform duratelor comunicate prin Politica de Cookies sau instrumentul de gestionare a preferințelor;
datele aferente sondajelor, chestionarelor și cercetărilor sunt păstrate pentru perioada necesară scopurilor comunicate la momentul colectării și ulterior, dacă este cazul, într-o formă anonimizată.

La expirarea perioadelor aplicabile, datele vor fi șterse, anonimizate sau, după caz, arhivate atunci când există o obligație ori un temei juridic pentru păstrarea lor.

11. Securitatea datelor

ADOM implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor asociate prelucrării datelor cu caracter personal, pentru protejarea acestora împotriva distrugerii, pierderii, modificării, divulgării neautorizate, accesului neautorizat sau altor forme de prelucrare nelegală.

Accesul la date este limitat, în funcție de necesitate, la persoanele autorizate și la furnizorii sau colaboratorii care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor ori serviciilor contractate.

Furnizorilor care prelucrează date în numele ADOM le pot fi impuse obligații contractuale privind confidențialitatea, securitatea și utilizarea datelor exclusiv în scopurile stabilite.

Cu toate acestea, niciun sistem de transmitere sau stocare electronică a informațiilor nu poate garanta eliminarea absolută a tuturor riscurilor de securitate.

12. Drepturile dumneavoastră

În condițiile și limitele prevăzute de GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

Dreptul de acces – puteți solicita confirmarea faptului că prelucrăm date care vă privesc și, dacă este cazul, accesul la acestea și la informațiile prevăzute de lege.

Dreptul la rectificare – puteți solicita corectarea datelor cu caracter personal inexacte și completarea datelor incomplete.

Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) – puteți solicita ștergerea datelor în situațiile prevăzute de GDPR. Acest drept nu este absolut, iar ADOM poate continua să păstreze anumite date atunci când există o obligație legală sau un alt temei juridic care justifică acest lucru.

Dreptul la restricționarea prelucrării – puteți solicita restricționarea prelucrării în situațiile prevăzute de GDPR.

Dreptul la portabilitatea datelor – atunci când sunt îndeplinite condițiile legale, puteți primi datele furnizate ADOM într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și puteți solicita transmiterea acestora către un alt operator, atunci când acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.

Dreptul la opoziție – atunci când prelucrarea se bazează pe interesul legitim, vă puteți opune acesteia, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, în condițiile prevăzute de GDPR.

În cazul prelucrării datelor în scop de marketing direct, vă puteți opune în orice moment utilizării datelor în acest scop.

Dreptul de retragere a consimțământului – atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage în orice moment. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării realizate înainte de retragerea consimțământului.

Drepturile privind procesul decizional automatizat – beneficiați de drepturile prevăzute de GDPR în situația existenței unor decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produc efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

Dreptul de a depune o plângere – aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau, după caz, la o altă autoritate de supraveghere competentă, fără a aduce atingere altor căi de atac administrative sau judiciare disponibile.

13. Proces decizional automatizat și profilare

Cu excepția situațiilor în care utilizatorii sunt informați în mod expres în sens contrar, ADOM nu utilizează datele colectate prin intermediul website-ului pentru luarea unor decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra persoanei vizate sau să o afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă, în sensul art. 22 GDPR.

Anumite instrumente de analiză sau marketing pot realiza segmentări, clasificări tehnice sau crearea unor categorii de audiență.

Utilizarea acestora se realizează cu respectarea cerințelor legale aplicabile și, atunci când este necesar, în baza consimțământului utilizatorului.

14. Exercitarea drepturilor

Pentru exercitarea drepturilor sau pentru orice întrebare privind prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta la:

E-mail: adom.impact@dentalmanagers.ro
Telefon: +40 755 222 040

sau prin corespondență la:

ASOCIAȚIA DENTAL OFFICE MANAGERS – ADOM
Bulevardul Aviatorilor nr. 27
Sector 1, București, România

Pentru protejarea datelor dumneavoastră, ADOM poate solicita informații suplimentare rezonabile necesare pentru confirmarea identității solicitantului atunci când există îndoieli justificate privind identitatea persoanei care formulează solicitarea.

Solicitările vor fi soluționate în termenele prevăzute de legislația aplicabilă. În conformitate cu GDPR, răspunsul este furnizat, de regulă, în termen de cel mult o lună de la primirea cererii, termen care poate fi prelungit cu până la două luni atunci când este necesar, ținând cont de complexitatea și numărul cererilor. În cazul unei asemenea prelungiri, persoana vizată va fi informată în condițiile prevăzute de GDPR.

Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită.

În cazul cererilor vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, ADOM poate, în condițiile prevăzute de GDPR, să perceapă o taxă rezonabilă ținând cont de costurile administrative sau să refuze să dea curs cererii.

15. Datele minorilor

Serviciile, cursurile și programele ADOM sunt destinate în principal profesioniștilor și persoanelor adulte.

ADOM nu urmărește colectarea intenționată prin intermediul website-ului a datelor cu caracter personal aparținând minorilor în situațiile în care acest lucru nu este necesar activităților sale.

În cazul în care o anumită activitate implică prelucrarea datelor unui minor, ADOM va aplica cerințele legale corespunzătoare respectivei situații, inclusiv cele referitoare la consimțământ sau autorizarea acestuia, atunci când sunt aplicabile.

16. Linkuri, platforme și servicii aparținând terților

Website-ul poate conține linkuri către website-uri, platforme, rețele sociale sau servicii administrate de terți.

Accesarea acestora poate presupune prelucrarea datelor de către respectivii terți în conformitate cu propriile politici și condiții.

ADOM nu controlează și nu este responsabil pentru activitățile de prelucrare realizate în mod independent de operatorii acestor servicii.

Vă recomandăm să consultați politicile de confidențialitate ale respectivilor furnizori înainte de a le transmite date cu caracter personal.

17. Modificarea Politicii de confidențialitate

ADOM poate modifica sau actualiza periodic prezenta Politică pentru a reflecta schimbările legislative, modificările serviciilor, tehnologiilor, furnizorilor sau modalităților în care sunt prelucrate datele cu caracter personal.

Versiunea actualizată va fi publicată pe www.dentalmanagers.ro, iar data ultimei actualizări va fi indicată la începutul documentului.

În cazul unor modificări semnificative, ADOM poate utiliza și alte mijloace rezonabile pentru informarea persoanelor vizate, atunci când natura modificării și legislația aplicabilă impun acest lucru.

18. Contact

Pentru întrebări, solicitări sau informații suplimentare privind protecția datelor cu caracter personal:

ASOCIAȚIA DENTAL OFFICE MANAGERS – ADOM

Bulevardul Aviatorilor nr. 27, Sector 1, București, România

Telefon: +40 755 222 040
E-mail: adom.impact@dentalmanagers.ro
Website: www.dentalmanagers.ro