Achizițiile reprezintă mai mult decât o funcție de suport într-o clinică dentară. Ele constituie un sistem care influențează direct stabilitatea financiară, continuitatea actului medical și capacitatea de planificare. Această componentă devine esențială încă din primele etape de dezvoltare ale unei clinici.

Atunci când procesele de achiziții sunt gândite corect de la început, ele creează fluxuri eficiente de lucru, susțin o creștere sănătoasă și oferă o bază solidă pentru dezvoltare pe termen lung. În acest context, clinicile construiesc mai ușor relații stabile cu furnizorii, dezvoltă negocieri strategice și își gestionează resursele într-un mod predictibil.

ADOM (Asociația Dental Office Managers din România) aduce claritate în această componentă esențială prin Chapter IV al programului de management medical ADOM Chapters. Acesta contribuie la dezambiguizarea și structurarea proceselor de lucru, oferind un cadru coerent și ușor de aplicat în viața reală.

Programul este fundamentat pe experiența practică acumulată în peste 27 de ani de activitate ai grupului de clinici stomatologice DENT ESTET, completată de expertiza unor traineri cu parcurs solid în domeniu, care înțeleg în profunzime realitățile din clinică. Aceștia aduc pe lângă cunoștințe teoretice, și soluții testate, fiind pregătiți să răspundă clar și aplicat oricăror întrebări din domeniu.

Ce presupune managementul integrat al achizițiilor în clinici medicale

Profesionalizarea zonei de achiziții începe cu definirea unor protocoale clare, care stabilesc modul în care sunt realizate comenzile, cine le aprobă și pe baza căror criterii sunt luate deciziile. Aceste reguli de lucru introduc disciplină și coerență în management, reduc variațiile și contribuie la un mod de funcționare unitar în cadrul clinicii.

Într-un sistem bine organizat, achizițiile sunt construite pe anticipare, fundamentată pe consumul real, ceea ce permite o planificare mai eficientă, reduce situațiile de urgență și optimizează costurile.

În paralel, relația cu furnizorii se transformă dintr-una strict tranzacțională într-un parteneriat strategic, bazat pe continuitate, evaluare constantă și încredere reciprocă. Clinicile care dezvoltă acest tip de colaborare beneficiază de condiții comerciale mai bune, livrări predictibile și o mai mare flexibilitate în situații complexe. Negocierea devine astfel un proces fundamentat pe date reale și pe înțelegerea aprofundată a consumului intern, iar în timp aceste relații se consolidează în parteneriate stabile, care susțin direct eficiența întregului lanț de aprovizionare.

Gestionarea livrabilelor reprezintă etapa în care controlul achizițiilor devine concret și măsurabil. Fiecare livrare este verificată, înregistrată și corelată cu comanda inițială, asigurând astfel acuratețea stocurilor, reducerea pierderilor și trasabilitatea completă a produselor. Acest nivel de rigurozitate oferă o imagine clară asupra fluxurilor de consum și permite ajustări rapide, bazate pe date reale și actualizate.

Eficiența în achiziții se reflectă în modul în care sunt administrate comenzile și inventarele, prin menținerea unui echilibru optim între disponibilitate, consum și cost. Comenzile sunt fundamentate pe date concrete, iar inventarele devin instrumente active de control și analiză. Această abordare contribuie la stabilitatea stocurilor, reduce variațiile și crește precizia în utilizarea resurselor. Astfel încât cunoașterea tuturor acestor aspecte devine un element critic în managementul clinicii.

Traineri cu experiență și know-how aplicat

Această componentă a Chapter IV este susținută de experiența directă a doi profesioniști care dezvoltă și optimizează sisteme de achiziții în mod aplicat.

Andreea Necula este Director Operațional în cadrul grupului de clinici stomatologice DENT ESTET, cu rol în structurarea și supervizarea fluxurilor de achiziții. Activitatea sa este orientată spre standardizare și claritate operațională, asigurând procese coerente de la definirea necesarului până la recepția finală a produselor. Construiește sisteme de lucru în care fiecare etapă este bine definită, cu responsabilități clare și reguli uniforme, astfel încât achizițiile să devină predictibile, controlabile și ușor de scalat la nivelul întregului grup.

Marius Andone contribuie cu o expertiză practică în construirea sistemelor de aprovizionare, gestiune și inventariere. Specializat în optimizarea costurilor și eficientizarea stocurilor, Marius dezvoltă soluții care îmbină controlul financiar cu eficiența operațională a achizițiilor. Experiența sa în relația cu furnizorii permite construirea unor parteneriate stabile, în care negocierea este susținută de date și de o înțelegere profundă a consumului real. Printr-o abordare orientată spre rezultate, el susține reducerea pierderilor, optimizarea fluxurilor de aprovizionare și crearea unui sistem de achiziții care funcționează cu precizie și consistență.

Claritatea proceselor și expertiza practică, completate de livrabile esențiale

Arhitectura programului este gândită pentru a explica clar, pas cu pas, fluxurile de achiziții și rolul fiecărei etape. Conținutul este structurat logic și accesibil, astfel încât poate fi înțeles și de persoane fără experiență în achiziții, facilitând implementarea corectă încă de la început prin claritate asupra responsabilităților și a modului în care etapele se leagă într-un sistem coerent.

Programul este completat de livrabile practice pe care participanții le primesc, gata de utilizare, și care pot fi implementate imediat:

-Modelul de inventar lunar, care structurează monitorizarea stocurilor prin urmărirea consumului și definirea nivelurilor minime și maxime pentru reaprovizionare;

-Modelul de comandă lunară, care standardizează procesul de comandă pe baza consumului real, oferind predictibilitate, reducerea comenzilor de urgență și un control mai bun al costurilor.

Achizițiile ca bază pentru dezvoltare sustenabilă

Achizițiile reflectă capacitatea unei organizații de a funcționa coerent și de a crește controlat. Construite pe protocoale clare, relații solide și un control riguros al livrabilelor, ele devin infrastructura care susține dezvoltarea pe termen lung.

“Într-o clinică aflată la început de drum, felul în care sunt gândite procesele încă de la start face diferența. Când există ordine și logică în modul de lucru, totul devine mai ușor de înțeles și de construit mai departe. Cu sprijinul experienței și al unei comunități de practică, direcția devine mai clară. ADOM Chapters aduce această abordare în realitate, prin exemple concrete și învățare aplicată.”

Dr. Oana Taban, Fondator DENT ESTET